Dicas para aumentar a sua produtividade através da Gestão do Tempo

01/03/2017

É muito comum nos depararmos com pessoas no nosso ciclo de amizade ou de trabalho reclamando que não possuem tempo suficiente para realizar todas as suas tarefas ou que torcem para o dia ter 30h e terminam frustradas consigo mesmo. Se você também é uma destas pessoas que correm atrás do tempo saiba que é possível reverter esta situação e melhorar sua organização do tempo de maneira simples e com ferramentas de fácil acesso.


É possível controlar o tempo sem se tornar um escravo dele. Incrivelmente podemos nos sentir presos ao ouvir "planejamento do dia, semana e mês", com uma sensação de que teremos todos nossos passos vigiados e que deveremos seguir roteiros programados. Só que não é bem assim. A partir do momento que desenvolvemos bons hábitos, as atividades tornam-se automáticas, liberando tempo para fazermos tantas outras coisas que desejamos.

Veja o exemplo dos milionários, tais como Mark Zuckerberg ou Steve Jobs e até o ex-presidente dos EUA, Barack Obama. Se vocês prestar atenção eles estão sempre vestindo roupas parecidas e mantendo o mesmo estilo, e sabemos bem que não é por falta de dinheiro para comprar roupas e sim por detalhe que talvez você jamais pensasse: Otimização das decisões.

Claro que não precisamos ser tão radicais em relação a isso, e sim pensarmos em quanto tempo perdemos com coisas banais no nosso dia a dia que interferem na produtividade, seja profissional ou pessoal. Quando a melhoramos, o sentimento de satisfação pessoal aumenta consideravelmente e impacta em outras áreas de nossas vidas, como relacionamentos e decisões importantes como viagens, estudos etc.


LEI DE PARETO

Você já ouviu falar nisto?


Talvez não faça tanto sentido num primeiro momento falarmos do economista italiano chamado Vilfredo Pareto, autor da teoria que leva seu nome, que apresentou em 1906 dados econômicos de que 80% da riqueza mundial advinham de 20% de pessoas (isso se aplica até hoje). Além disso, 80% das descobertas científicas são realizadas por 20% dos cientistas. Agora você deve estar perguntando: O que isso nos mostra?

Nos mostra que 80% das consequências advêm de 20% das causas. Se aplicarmos a nossa produtividade: 80% do que produzimos resulta de 20% das nossas ações. Ou seja, se dedicarmos energia para as coisas importantes teremos ótimos 80% de resultados sem tanto esforço.


COMO CONQUISTAR A PRODUTIVIDADE?


Existem algumas ferramentas que são grandes aliadas para a gestão do tempo e aumento da produtividade que não custam muito, além de ajudarem na criação de hábitos saudáveis e na tomada de decisão de vários aspectos da vida.


Planejamento é fundamental!


Quando pensamos em planejar, devemos pensar em três aspectos: Mensal, semanal e diário. A partir da visualização conseguimos montar um registro mental do que é importante nestes três pontos. Então, mantenha um registro no mínimo diário para orientar as decisões. Não se esqueça de manter o foco nas atividades que estão alinhadas aos seus objetivos, porque assim se torna mais fácil não tomar para si mais responsabilidades do que consegue abraçar.


Pensar no longo prazo (10/10)


Ao tomar decisões, devemos levar em consideração também em como elas impactarão em 10 meses e em 10 anos. Pode parecer bobagem, contudo esse exercício pode te auxiliar a não abraçar atividades que irá desistir logo em seguida, ou até mesmo gastar com coisas que não fazem sentido para você (planejamento financeiro).


Use o método BULLET JOURNAL e os PLANNERS


Estes recursos são ótimos para organização pessoal e profissional porque envolvem agenda, planejamento e criação de hábitos saudáveis. O Bullet Journal foi criado pelo designer americano Ryder Carrol.

Para montar o seu basta um caderno. Muitas pessoas aderem aos moleskines, que são cadernos de anotações com capa dura. Basicamente ele se divide em: Índice, calendário mensal e calendário diário. Existe ainda um sistema de legendas para identificar tarefas, compromissos e graus de importância. Cada tarefa possui um círculo ou um quadrado e assim que for finalizada recebe um (x), se algo é importante recebe um (*), ao ser reagendada recebe um sinal de maior (flecha para a direita >). O melhor de tudo é que você não precisa seguir esse padrão e pode criar e modelar de acordo com as suas ideias.

Os planners geralmente são produzidos por empresas gráficas e podem ser customizados de acordo com as suas necessidades. Existem planners como os da Wish Planner (www.wishplanner.com.br) que são de planejamento de viagens, hábitos e das estações (para cada três meses). Diferentemente do método do Bullet Journal, os planners são mais que uma simples agenda porque integram várias áreas da vida: familiar, espiritual, financeiro, carreira e objetivos pessoais. Contudo eles não impedem que você tenha um Bullet Journal ou uma agenda ao mesmo tempo. Amantes de papelaria vão adorar estas ideias!


Matriz de Gestão do Tempo


Modelo simples e fácil de ser aderido. Gosto de fazer uma lista de tudo que tenho a fazer e que gostaria de fazer, depois aplico um filtro alocando as atividades na Matriz abaixo:

(Fonte: https://www.euorganizado.com/blog/administracao-do-tempo)


OUTRAS DICAS PARA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO SEU TEMPO


Para finalizar este artigo, além das ferramentas, existem dicas simples para autoconhecimento e visualização do seu estado atual visando encontrar os pontos de melhoria para conquistar os seus sonhos e tempo para realizar todas as tarefas gerando a satisfação pessoal.

  • Entenda como você está organizando o seu tempo agora;
  • Identifique quais os problemas que você possui em relação ao tempo e planeje o que melhorar;
  • Saiba o seu horário nobre (Aqueles momentos ou horários do dia que você produz mais sem tanto esforço mental e use isso ao seu favor).

Após isso:

Use listas, elas serão suas aliadas;

Passe as atividades na Matriz de gestão do tempo para definir as importantes (antes que elas virem urgentes e você tenha que passar o dia "apagando incêndios");

Registre seus compromissos;

Defina datas para finalizar as tarefas, porque tudo que não tem data fica perdido no tempo e as chances de não serem realizadas são bem grandes!

Saiba dizer não para as coisas que não conseguirá realizar ou que podem atrapalhar sua produtividade;

Otimize suas decisões através de um método que ache mais confortável de realizar e avalie se ele está gerando resultados positivos;

E por último e não menos importante: Faça uma coisa de cada vez. Isso evita retrabalhos e que isso tome seu precioso tempo!


Agradeço que você lido até aqui e espero que as dicas te ajudem a ter mais satisfação pessoal, tempo para realizar seus sonhos e o que te faz feliz!

Se quiser conversar mais sobre este assunto me manda um e-mail: contato@carolinebona.com.br 

Será um prazer!